Organizzare un blog tour (internazionale)

Torno sull’argomento Blog Tour, dopo il post che avevo fatto tanto tempo fa, che mi dicono esser stato un punto di riferimento per molti blog tour; perché per una volta mi sono trovata dall’altra parte della barricata. Ovvero non (solo) ero una blogger che partecipava, ma ho dovuto organizzarlo io. Visto che si sta rivelando qualcosa che va ben oltre una moda, ma di fatto rappresenta un nuovo modo di promuovere il territorio, voglio convidere con voi alcune riflessioni sul blog tour #chiantidavivere appena concluso.

Il gruppo al completo davanti alla Badia a Passignano

Tecnicamente non è stata la mia prima esperienza come organizzatrice, perché l’estate scorsa avevo aiutato una struttura ricettiva toscana, la Tenuta Lupinari, a fare un piccolo travel & food tour, con tanto di concorso eno-gastronomico. In quel caso era stato facile, perché avevo chiesto ad amici e conoscenti. E tutti hanno accettato senza troppi problemi (ricordo che Cristiano Guidetti mi rispose dall’Azerbaijan!!!). Erano tutti blogger che vivevano vicino; anche quelli di origine straniera, avevano la macchina e sapevano come muoversi fra treni e bus.

Stavolta invece la situazione era diversa. L’assessore di Tavarnelle Val di Pesa mi ha contattata chiedendomi di portare una manciata di travel blogger internazionali in un posto pressochè sconosciuto, e mal collegato. Primo requisito: noleggiare un bus che prendesse i blogger alla stazione di Firenze.

Dalle nostre lunghe discussioni serali, fra telefonate e scambi di mail, siamo riuscite nell’intento e abbiamo organizzato un tour che tutto sommato è andato bene, nonostante il maltempo. Voglio chiarire che non mi voglio sostituire a chi fa questo di mestiere – è un’attività sporadica, per fortuna! – e devo rendere omaggio a Robi Veltroni, Alessio Carciofi, Nicholas Montemaggi e tutti coloro che mi hanno fatto capire la differenza fra una buona e una pessima organizzazione. Ma voglio condividere con voi alcune riflessioni.

La selezione dei blogger

Non sottovalutate la fase di selezione dei blogger. Ci vuole tempo a individuarli, contattarli (uno a uno!) e verificare le disponibilità. Se pensate di invitare qualcuno che viene da migliaia di km di distanza, sarà dura che si spostino per soli 2 giorni, soprattutto se il volo non è incluso. Probabile che debbano arrivare un giorno prima e ripartire 1 o 2 giorni dopo, per via di voli e coincidenze. Se li aiutate con la questione logistica è più facile che accettino. Avvisateli per tempo, perchè qualcuno di loro dovrà prendere ferie oppure organizzarsi con famiglie e figli. Ponetevi voi per primi il problema del transfer, altrimenti ve lo chiederanno loro!

Come trovare travel blogger internazionali?

Molti li seguivo già su Twitter. Ma il modo migliore è partecipare, fisicamente o virtualmente, a uno degli eventi che si tengono in Italia  (TBDI oppure BTO) o all’estero. Come sceglierli? Io personalmente oltre a guardare il ranking su Google, più il numero di followers, fan e commenti, ho dato un’occhiata anche a quello che postavano, per essere sicura di scegliere persone con una certa sensibilità verso l’arte, il cibo, gli aspetti meno turistici… Anche da una foto si capisce la sensibilità di una persona. Poi ovviamente ho cercato di creare un gruppo misto, di varie nazionalità. Sfortuna ha voluto che nè i francesi, nè i tedeschi contattati, fossero disponibili. Tuttavia sono riuscita ad avere un bel mix (Danimarca, Norvegia, USA, UK, Brasile, Polonia, Australia…).

La gestione dei blogger prima e durante

Una volta che avete individuato il vostro gruppetto, non è che il lavoro è finito! inizierà uno scambio di mail dove ti chiederanno il programma dettagliato, gli orari, l’hashtag ufficiale, ecc. Quindi meglio prepararsi tutto questo e farne anche una copia cartacea da distribuire nel welcome kit.

Durante il blog tour

E’ importante rispettare gli orari. Perciò, senza essere troppo tirannici, è necessario ricondurre le persone all’ordine (ad esempio farli salire sul bus o alzarsi da tavola in tempo ragionevoli), ma allo stesso modo bisogna essere attenti ai segnali di stanchezza. Improvvisare una micro pausa caffè o bagno, che non era prevista, ma che può donare sollievo, a volte è un toccasana.

Ricordatevi del problema lingua: in molti monumenti e musei c’è qualcuno che parla inglese, ma non ovunque! in assenza di un accompagnatore / traduttore ufficiale (che ha un costo), vi toccherà tradurre a voi le bizzarre espressioni linguistiche di preti di campagna di una certà età, nonchè il burocratichese del sindaco o dell’assessore…

Meglio avere il cellulare di tutti gli autisti, proprietari di B&B o hotel, gestori di ristoranti o responsabili luoghi dove siete attesi. Ci sarà sempre qualcuno che si scorda qualcosa! o da avvisare per un ritardo. Consiglio: mai essere da soli, meglio poter essere almeno in due. Perché può capitare che uno debba “recuperare” una persona in un B&B, mentre il gruppo vi precede da un’altra parte.

Durante le cene, aperitivi, ma soprattutto i pericolosissimi “light lunch” (voce molto vaga dietro la quale può celarsi un pranzo nuziale quanto uno striminzito buffet con 2 patatine e schiacciatine) assicuratevi – oltre al cibo – che le persone abbiano dove sedersi. In barba alle mode stile finger food, un blogger serio viaggia con un kit composto da Iphone, Reflex, iPad, batterie di ricambio, obiettivi, ecc. il tutto per un peso variabile da 1 kg in sù. Se lo fate stare comodo, sarà più facile che possa scattare (belle) foto.

Il bel pranzo alle Cantine Antinori del Bargino

2 cose che ho imparato da questo blog tour

Una cosa che non mi aspettavo, ma ripensandoci a posteriori, non mi ha poi sorpreso così tanto, è stata quella di scoprire che nessuno dei “potenti” blogger stranieri usava Facebook. Tutti postavano su Twitter e Instagram, con account molto seguiti e commentati. Segno che gli influencer viaggiano su canali diversi. Ho subito pensato a tutte le aziende italiane che limitano la loro attività Social a Facebook, e ho capito che c’è un gap da colmare.

Fra l’altro questi blogger hanno fatto delle foto degne di un catalogo! veramente belle.

Altra cosa sulla quale riflettevo: la gran parte delle strutture ricettive, musei e ristoranti che ci ha ospitato, alla fine del Blogtour, mi ha chiesto se potevano avere le mail dei blogger, per poterli contattare e inviare notizie/comunicati su eventi futuri. Ovviamente ho detto di no (li condannerei allo spam perpetuo), rispondendo loro che il modo migliore è seguirli sui Social e interagire via Twitter, Facebook, Instagram, o blog… E ho capito che su questo non sono pronti, del resto quasi nessuno di loro ha interagito in tempo reale durante il blog tour, quando l’interesse era alto! spesso le menzioni e citazioni cadevano nel vuoto.

C’è bisogno di un cambio di mentalità: da pubblicità di tipo push un po’ spammosa, è necessario passare all’ascolto e alla creazione di attenzione, quindi promozione di tipo pull. Se ce la faremo, riusciremo a far venire sempre più turisti nella nostra bella Italia.

Concludo con un ringraziamento a Lia Corsi, una donna non certo giovane, ma che ha aderito con entusiasmo a questo progetto (senza capirne niente di blog & social networks!); ad avercene di assessori così illuminati. L’ennesimo esempio che il web 2.0 non è una questione di età, ma di mentalità. Un saluto a tutto il gruppo, che ho adorato!